Hoy te vengo hablar sobre como tener reuniones de trabajo efectivas, ya que muchas veces he participado de reuniones que lo único efectivo que tienen es la pérdida de tiempo. Para que esto no ocurra en tus equipos, te contaré sobre 4 herramientas web que podrán mantenerlos organizados y así obtener mejores resultados cada vez que se reúnan.

Reuniones

Si en algún momento te ha pasado que llevas mas de una hora en reunión y realmente ha sido una perdida de tiempo. Créeme que es más común de lo que parece. Esto sucede cuando las reuniones no tienen un objetivo claro, o propósito, ya que en cada reunión si se abordan demasiados temas, lo único que se conseguirá, será asistentes con sueño y bostezos.

Pensemos. Si trabajas 8 horas diarias, 5 días a la semana. Tienes 40 horas de trabajo. Tienes reuniones 2 veces a la semana que pueden durar 1 a 2 horas en promedio. Ya cuentas con 36 horas para abordar todo tu trabajo. En muchos casos siempre, sale una que otra reunión en la semana, a la cual debes restarle 2 horas más a nuestro tiempo para trabajar. En resultado tenemos nada menos de 34 horas laborales efectivas.

Con esta mirada global del asunto, te das cuenta que las reuniones sin son importantes, pero si no son bien utilizadas lo único que harán, será restarle tiempo a tu equipo y disminuir su productividad. Para que esto no te suceda, te daré los siguientes consejos.

Consejos

  1. Organiza: Lo primeros que debes hacer si eres lider de un equipo organiza un calendario mensual con las actividades más importantes, y sobre todo las reuniones. Y por supuesto respeta esa organización. Tu trabajadores se lo merecen.
  2. Objetivos: Cada reunión debe tener un objetivo claro. Como lider debes tratar de respetarlo, para que no empieces hablando de manzanas y terminen comiendo peras.
  3. Horario: Tu equipo merece respeto, es por ello que las reuniones deben comenzar y terminar a la hora propuesta. Ya que si quieres obtener resultados al final de mes. Debes dejarles tiempo para hacer su trabajo.
  4. Actas de Trabajo: No hay nada mas molestoso cuando te dicen: “Pero si yo te dije” cuando nunca sucedió. Para que esto no ocurra, debes siempre llevar un acta de cada reunión con las tareas, y compromisos adquiridos por parte de los integrantes del equipo.
  5. Supervisa las tareas: En cada reunión que tengas, debes realizar un seguimiento de las tareas. No te demores mas de 30 minutos. Es realizar solo un estado de avance.

Herramientas

Como sabrás me encanta la tecnología. Es por ello que a continuación te presentaré herramientas web que te pueden brindar ayuda para gestionar tus equipos de trabajo a través de tareas.

  1. Suipit (De pago): La primera herramienta que te voy a presentar será Suipit, una herramienta 100% web que te ayudará a gestionar equipos de trabajo o proyectos. Personalmente lo he utilizado bastante tiempo, y créeme que sin duda es uno de los mejores sistema que he utilizado. Si deseas obtener un programa profesional, esta es tu herramienta. Lo bueno es que está totalmente en español.
  2. Tello (Gratis): Sin duda es una aplicación que ha ganado terreno, dentro de los equipos de trabajo, ya que su diseño está propuesto para trabajar de forma visual. Si deseas monitorear el trabajo que está realizando tu equipo de trabajo o proyecto esta sin duda es también una excelente alternativa. Te dejo un tutorial por si te animas. Los tableros que te aconsejo realizar  serian los siguientes:
    • Ideas
    • Por hacer
    • En Proceso
    • Realizado
  3. Assana (Gratis): Te seré sincero, esta aplicación la había visto hace un tiempo atrás y no le di mucha importancia, hasta que me di cuenta que puede ser de gran utilidad si las utilizas con un equipo de trabajo. El único inconveniente es que está en inglés. Pero si te animas te dejo un tutorial . Es muy parecido a Tello. Sin duda lo recomiendo, si tu equipo maneja el inglés sin dificultad.
  4. Google Calendar: Sencillo como el calendario de google, donde puedes invitar a tu equipo de trabajo a un calendario, y así todos pueden ir monitoreando si una reunión se cambio o se agregó una nueva actividad y así no sea una sorpresa cuando ocurra algo. Si no te animaste con ninguno de los anteriores, esta es tu mejor opción, ya que no tiene un gran nivel de dificultad y está totalmente en español.

Recomendaciones Finales

Si tu equipo te da dolores de cabeza, significa que algo no anda bien, y probablemente el problema seas tu. Lo siento. Creo que muchos equipos de trabajo no funcionan como deben, debido a que los jefes, no poseen un liderazgo adecuado. Tienes que tener en cuenta que mantener a un equipo feliz y con ganas de trabajar depende de las ganas que tu le pongas al asunto. Del compromiso y motivación que demuestres por lo que están realizando.

Recuerda que somos humanos nos equivocamos, y podemos pedir perdón para mejorar. Si sientes que te has equivocado, es momento de cambiar, por el bien de tu equipo y tu trabajo / proyecto.

Ahora bien, para conseguir reuniones de trabajo efectivas, debes tratar de seguir estos consejos, o buscar en internet más material de ayuda. Ya que todos los logros que vengan serán por hacer un buen trabajo hoy. Espero realmente que tengas un equipo genial, que puedan disfrutar cada día estando juntos.

Otra cosa, trata de no tomarte a la personal las criticas. Es solamente trabajo, esto te liberará del estrés. Y si ya estás estresado recuerda que aqui te doy un par de consejos que te ayudarán.

¿Como te organizas con tu equipo de trabajo? ¿También estás aburrido de reuniones que solo hacen perder tiempo?

Libreria de Trabajo social - El Blog de Daniel

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