¿Por qué mis talleres no enganchan? Quizás la respuesta a esta pregunta se resuelva a través del Plan de Trabajo para organizar un taller que te presento a continuación. Pero eso no es todo. Vamos a ver la primera parte cómo organizar un taller.
Cómo Organizar un taller
Una de las actividades más frecuentes que realizamos como Trabajadores Sociales, es en primer lugar organizar talleres y en el segundo ejecutarlos.
Es por esta razón que esta publicación, te ayudará si estás fallando en el algún procedimiento, o quieres llevar tus talleres a otro nivel, con este plan de trabajo.
Para efectos de esta publicación vamos a tratar las 3 primeras parte de un organizar un taller: Fecha del Taller, Convocatoria y Plan de Trabajo.
1. Fecha del Taller
Uno de los errores más frecuentes que existen a la hora de organizar un taller son las fechas. El organizar cualquier actividad, requiere como mínimo un mes de planificación y ejecución. Si, un mes. ¿Por qué? Sencillo, si ahora mismo te invitara a un taller de «Cómo ser más productivo» a las 9:00 am. ¿Irías? Tu queja sería, porqué avisas tan tarde.
Ahora piénsalo desde tu vereda. Es mejor tener claro cuándo tienes que hacer el taller y así organizarte de mejor manera durante el mes. Es por ello que deberás hacer lo siguiente:
- Organiza a tu equipo y define la fecha del taller
- Asegúrate que no exista una fecha importante que dificulte tu actividad. (EJ: Feriados)
- Ten siempre un Plan B.
2. Convocatoria
Sin duda este es uno de los punto más importantes. Si no tienes asistentes, todo el trabajo previo se al carajo. Asi de simple. Podría contarte innumerables veces que me sucedió. Hasta que aprendí.
Para realizar una convocatoria adecuada deberás realizar lo siguiente:
- Definir quienes serán tus invitados VIP o aquellos no pueden faltar (Generalmente instituciones, o personas importantes que tienen que estar si o si)
- Diseñar la invitación que se enviará a los participantes. (Incluye hora, lugar, fecha, referencias, etc.)
- Enviar las invitaciones con un mínimo de 3 semanas o 2 semanas antes del taller.
- Establecer una forma de inscripción ¿Será en el taller? ¿On line?
- Como último consejo. Siempre pero siempre, confirma la asistencia 1 Semana antes.
3. Plan de Trabajo
¡Manos a la obra! Para realizar tu plan de trabajo deberás definir lo siguiente (te aconsejo que tomes papel y nota):
- Definición de las tareas
- Tiempo que nos tomará ejecutar esas tareas
- Quien será el responsable de cada tarea
- La fecha límite para cada tarea.
Ok. Ya tenemos definidos nuestros primeros 4 pasos. El desafío que ahora te debo presentar es:
- Definir el nivel de importancia de cada tarea.
- Construye un cronograma de las tareas.
- Considera siempre los imprevistos.
Quizás has realizado esto de alguna u otra forma. Hoy te quiero proponer que utilices Trello para ello. En la próxima publicación, te explicaré en detalle sobre cómo utilizarlo y sacarle el máximo provecho. No olvides suscribirte a la comunidad para que no te lo pierdas.
Descarga
A continuación podrás descargar un ejemplo y un formato de plan de trabajo para organizar un taller. Si tienes duda como descargar te dejo AQUI una guía.