Siendo productiva en tiempos de crisis o cuarentena

Aprende 3 técnicas que te mantendrán productiva durante esta semana, y tal vez todas las que vengan.

Si conoces las técnica de la Regla de 3, ABCDE, y Ley de Pareto, quizás no tenga mucho que aportar a tu nivel de productividad. Pero si no, quédate y te aseguro que te ayudarán.

Uno de los temas que mas me ha apasionado ha sido la productividad y los hábitos. Es por ello que hoy quiero compartir 3 métodos para mejorar tus niveles de productividad. No importa que tan organizada seas, muchas veces ocupamos nuestro valioso tiempo, en asuntos que no lo merecen.

¿Qué es la productividad?

Vamos a partir definiendo la bien pondera productividad. Y para ello debemos considerar que este término puede ser utilizado en diferentes ámbitos.

En el trabajo: la cantidad total de bienes y servicios que los trabajadores producen en un período determinado de tiempo.
Productividad personal: la producción relevante de un individuo en un período determinado.

Pero de qué va eso de “producción relevante”, en otras palabras es hacer lo que tenemos que hacer. No ver toda la tarde La Casa de Papel. (Ojalá mi jefe no lea esto 🙄)

¿Pero qué es lo que realmente debo hacer? Esa es la pregunta que vamos a responder a través de estos 3 métodos.

 

1. Regla de 3

Bueno esto lo aprendí la semana pasada en un curso de Skillshare. En donde Michael Karnjanaprakorn uno de sus fundadores, aplicaba de qué manera el se organiza de forma anual, mensual y semanal. Y es en esto último que quiero compartirte su método. Puede ser bastante sencillo pero es muy poderoso.

El método está basado en el Plan -> Hacer -> Revisar. A continuación vamos a ir manos a la obra para explicar en detalle de que va todo esto:

a. 3 Prioridades a la semana: Así de sencillo, vamos a ir a nuestra agenda, app de productividad del momento (puede ser Evernote). Y vamos a escribir nuestras 3 prioridades de la semana. Lo importante es que puedas hacerlo desde un área en específico, o sea si es de lo laboral, deberás colocar 3 prioridades y si es de lo personal, también deberías hacerlo.

b. 3 Prioridades del día: Ahora que ya tenemos definida nuestra semana, pasaremos a definir las prioridades del día. Mi recomendación es que sea lo primero que hagas en tu mañana. Incluso si puedes hacerlo la noche anterior es mucho mejor.

Ya que tu mente descansará y comenzarás el día con las prioridades claras, sin que nadie te distraiga de aquello.

c. 3 Triunfos de la semana: Semana y día listo, ahora ¿Qué esperamos lograr esta semana? Terminar X pendiente, retomar el curso, etc. Lo importante es que debes tener claro que al finalizar la semana deberás revisar si conseguiste estos triunfos.

La idea es hacer lo que genere más valor para la organización o para tu vida.

Al finalizar la semana, por ejemplo un domingo o sábado por la tarde. Deberás revisar cómo estuvo tu semana y si conseguiste lo que te habías comprometido. ¡Tienes permiso de fallar! Así que no te castigues, la vida pasa.

Es importante este ejercicio, ya que te entrega una visión de que sí estas logrando cosas. Y te empuja a continuar.

Para ayudarte te dejo esta guía descargable:

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2. Regla ABCDE

Método recomendado por Brian Tracy en su libro “Tráguese ese sapo”. Un libro que ha sido traducido a 40 idiomas. Una joya. Es muy sencillo de leer y tiene bastantes métodos que te ayudarán.

La Regla ABCDE se basa en 2 actividades, la primera es que deberás hacer un Checklist con todas las tareas que debas hacer durante el día. Una vez completada esa actividad pasaremos a la segunda, evaluar su nivel de importancia y es aquí dónde ocupamos la regla:

a. Letra A: Muy importante. Eso quiere decir que es ese “Sapo” que debemos tragarnos. La tarea más importante del día, y que no podemos pasar a otra tarea mientras esta tarea este realizada. (Generalmente es esa tarea que postergamos por la eternidad) Sabrás de inmediato cual es 😑

b. Letra B: Tarea que debo realizar. Es la tarea que tienes que hacer si o si, no tienes salida. Pero no es TAN importante como la primera.

c. Letra C: Tarea que podría realizar. Es aquella tarea que si nos sobra tiempo y ganas se podría realizar.

d. Letra D: Tarea que puedo delegar. Siempre hay alguna tarea que no necesariamente tenemos que hacer nosotros, y la podemos delegar a alguna compañera de trabajo.

e. Letra E: Tarea que debes eliminar. Eso quiere decir que esa tarea no se debería hacer. Simplemente táchala o postérgala para otro momento.

Pero ¿Qué pasa si tengo dos tareas MUY importantes? Para ello deberás utilizar lo siguiente: A: Tarea muy importante; A1= Tarea 2 muy importante; A2= Tarea 3 muy importante.

 

 

3. Ley de Pareto 80/20

¿Te suena? Si no es así, aquí va su definición:

Esto está basado en un descubrimiento que realizó Vilfredo Pareto en 1897:

Que un 80% de la riqueza de Inglaterra del siglo XIX estaba en manos de un 20% de los británicos, lo cual sigue cumpliéndose en nuestras sociedades modernas. Algo que no resulta tan extraño a pesar del posterior incremento de la clase burguesa, que niveló hasta cierto punto el nivel de riqueza. (El millonario perezoso:…y “El arte de estar siempre de vacaciones” Por Marc Fisher)

En palabras sencillas y con ejemplos más usuales esto significa que:

– Del 80% de las canciones que tienes en tus playslist solo escuchas el 20%
– Del 80% de las apps de tu celular solo usas un 20% de forma regular.
– El 20% de un libro representa el 80% de lo medular del libro.

¿Se entiende? Quizás este gráfico lo explica mejor:

Entonces ¿Qué debo hacer con eso?

Ahora deberás buscar aquel 20% que te genere el 80% de resultados. Esto tiene mucho que ver, cómo tener un checklist enorme, y solo obtener muy bajos resultados. Quizás el 20% de esa lista te va a generar el 80% de resultados.

Así que, tal vez sea bueno combinar estas reglas y generar tu propio método de productividad.

Palabras finales

Espero que estas reglas puedan ayudarte en esta semana que comienza y puedas mejorar tus niveles de productividad.

El confinamiento tarde o temprano acabará y podremos volver a nuestras vidas. Pero mientras tanto tenemos tiempo para mejorar a nivel personal y profesional.

Lo único después de la vida que no se puede recuperar es el tiempo, así que tenemos que valorarlo y usarlo a nuestro favor.

Te deseo lo mejor y nos leemos pronto.

Dan.

Manual básico de cuarentena para una Trabajadora Social

Quizás estés como yo en estos momentos, haciendo cuarentena. No importa el país que estés todos estamos cuidando nuestra salud por quienes pueden verse afectado por el COVID-19.

Pero a pesar de esta situación, debemos seguir trabajando para cumplir con nuestros deberes profesionales y éticos. Ya que como lo sabemos, nuestro trabajo beneficia a los demás, es por ello que no debemos ponernos excusas a la hora de ponernos manos a la obra.

Quizás esta sea la primera vez que trabajas de manera “Remota” o como “Teletrabajo”. Yo llevo más de 6 años haciéndolo, y créeme al principio nos es fácil, pero hoy muchas herramientas nos hace el trabajo un poco más fácil.

¿Y cómo podría hacer mis “visitas domiciliarias” en cuarentena?

En primer lugar debemos entender la situación social que viven nuestros casos, ya que en muchos de ellos tal vez se tenga que suspender la atención, pero a pesar de esto, siempre debes encontrar nuevas formas de solucionar los problemas que se nos presentan, y los trabajadores sociales estamos hecho para aquello 😊

Asi que, manos a la obra. A continuación te dejaré un “manual” de apoyo para esta situación. Lo ideal es que tú puedas acomodar todas estas herramientas según sea el contexto que lo necesites.

1. Google Documentos: Es el Word en la nube. De seguro ya lo conoces, y puede que sea el salvavidas de llenar tu ordenador con documentos por doquier. Si no lo conoces, esto te ayudará muchísimo, sobre todo si tienes que trabajar en un mismo documento con algún colega. Simplemente puedes compartir el documento y ¡vualá! Trabajo remoto en acción. Te dejo un tutorial para que comiences:

2. Hoja de cálculos de Google: Sí, también podemos tener hojas de cálculo a nuestro favor y en la nube. Asi que no hay excusas para llenar ese excel con datos. Lo podemos hacer en equipo, en dupla o individual, todo depende del documento. Pero sin duda será un gran apoyo para ti y tu equipo.

3. Calendario de Google: Sin el no podría vivir. Ahí está todo lo que tengo que hacer durante el día, semana y mes. Me organizo todos los domingos y de ahi a darle caña con todo durante la semana. Un calendario por si solo no agrega ningún valor, pero si le aplicas un “método” todo cambia. Asi que te aconsejo el implementar el “time blocking”. Esta cuarentena es el momento preciso para aplicar este método.

Ojo que también puedes tener calendarios compartidos con tu equipo de trabajo 💡

 

4. Trello: Lo descubrí hace 5 años atrás y ha sido mi herramienta favorita para todo. Hoy en mi trabajo no nos podríamos organizar de mejor manera que con Trello.

Este sistema se basa en el método Kanban. Te dejo una referencia aquí abajo, y además te comparto una serie de Tableros que te pueden ayudar a organizarte.

 

5. Zoom: Creo que esta cuarentena sin esta aplicación muchos estarían perdidos. Televisión, Universidades, Iglesias, Empresas, etc. Todo han tenido que volcar su curva de aprendizaje a esta herramienta.

Las video llamadas han sido vitales para estos momentos, así que si no lo conoces es momento de ir investigando un poco más al respecto.

Te entrega 45 minutos gratis hasta 100 personas.

 

6. WhatsApp o Slack: ¡Psss! Así entre nos…tengo TODOS mis grupos silenciados. No por un año, por la eternidad. Es que me molestan muchísimo las notificaciones, y más el sonido de la campanilla 🤯 Pero bueno, es parte del trabajo. Mi recomendación es que si puedes utilizar Slack para tu trabajo sería ideal.

Separando nuestra vida personal de lo laboral

De seguro ocupas WhatsApp en el trabajo ¿No? Y no te pasa que ves esa notificación en rojo y termina siendo uno de nuestros casos ¿? Si es así, te aconsejo lo siguiente.

Separa tu vida personal de la laboral con WhatsApp Business. Podrás utilizar dos WhatsApp en un mismo teléfono y sin necesidad de tener otro chip. ¿Cómo?

Para ello necesitarás un número telefónico para poder configurar WhatsApp Business, y eso te lo puede entregar Skype. AQUI.

Simplemente debes contratar un número fijo de manera mensual o anual, y con ello configurar tu WhatsApp Business. Créeme te ayudará muchísimo, ya que podrás programar mensajes automáticos, asignar horarios de atención, entre otras maravillas.

Material de apoyo

Si por alguna razón no cuentas con el material necesario para efectuar la “visita domiciliaria online”. Te compartiré algunas plantillas, que de seguro te ayudarán.

#QuedateEnCasa

Espero que tú y tu familia logren pasar esta pandemia de lo mejor posible, y recuerda quedarte en casa viviendo la cuarentena. El cuidarnos es tarea de todos.

Nos leemos pronto.

Planner para organizarte en el mes de Abril

Si eres de las personas que tiene problemas para organizarse. Hoy quiero compartir contigo un Planner diseñado para que puedas cumplir tus objetivos semana a semana.

Planner de Trabajo Social

He diseñado esta plantilla con el fin de poder trabajar en la versión final de un Planner que cumpla las necesidades de una trabajadora social. Pero antes ¿Que es un Planner?

Esto no es más que una forma de organizarte. Existe una variada oferta. Definitivamente para todos los gustos. Es por ello que uno debe buscar aquel que más le acomode.

¿Qué piensas?

Me gustaría saber la opinión de esta primera versión, para poder ir mejorándolo mes a mes. Ya que la idea es poder entregarte la versión que tu necesitas.

Es totalmente gratis. Me ayudaría muchísimo que lo pudieras compartir con más colegas, para que puedan acceder a el.

Importante

Debes considerar siempre que una aplicación, un calendario o planner, no definirá el éxito de tus objetivos. Son instrumentos que requieren disciplina y constancia. Ya que ese es el único camino que se puede optar para lograr lo que uno se propone.

Sin más vuelta te dejo el planner. Espero que te pueda servir.

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